Struktur Organisasi - Psikologi Manajemen

Nama  : Cerly Dwinanda

Kelas   : 3PA14

NPM   : 12514300

TUGAS 2

A.    Pengorganisasian Struktur Manajemen

1.      Pengertian Struktur Organisasi

Setiap perusahaan pada umumnya mempunyai struktur organisasi. Penyusunan struktur organisasi merupakan langkah awal dalam memulai pelaksanaan kegiatan perusahaan dengan kata lain penyusunan struktur organisasi adalah langkah terencana dalam suatu perusahaan untuk melaksanakan fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan.  Pengertian  yang jelas tentang struktur organisasi dikemukakan oleh beberapa ahli sebagai berikut:

ü  Struktur organisasi dapat diartikan sebagai kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan (Robbins dan Coulter, 2007:284).

ü  Struktur organisasi didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelolah (Handoko, 2001:169).

ü  Struktur organisasi adalah pola formal mengelompokkan orang dan pekerjaan (Gibson dkk, 2002:9).

ü  Struktur organisasi yaitu menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi, kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggungjawab, rentang kendali dan sistem pimpinan organisasi (Hasibuan, 2004:128).

Dari beberapa definisi tersebut dapat diketahui bahwa struktur organisasi menggambarkan kerangka dan susunan hubungan diantara fungsi, bagian atau posisi, juga menunjukkan hierarki organisasi dan struktur sebagai wadah untuk menjalankan wewenang, tanggung jawab dan sistem pelaporan terhadap atasan dan pada akhirnya memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi tetap hidup walaupun orang datang dan pergi serta pengkoordinasian hubungan dengan lingkungan.  Struktur organisasi dapat menghindari atau mengurangi kesimpangsiuran dalam pelaksanaan tugas.

2.      Jelaskan Fungsi dari Manajemen

a)      Perencanaan (Planning) 
Perencanaan mencakup hal-hal pemilihan/penetaan tujuan organisasi dan penetuan strategi, kebijakan, proyeksi, program, metode, sistem, anggaran, dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

Tahap-Tahap Proses Perencanaan

·         Menetapkan Tujuan,  perencanaan dimulai dengan keputusan tentang keinginan kebutuhan organisasi/kelompok kerja.

·         Merumuskan Keadaan Saat Ini, pemahaman akan posisi perusahaan, maka dapat diperkirakan untuk masa depan.

·         Mengidentifikasi Kemudahan dan Hambatan, kemudahan, hambatan, kekuatan, dan pelemahan dari organisasi perlu diidentifikasi untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan.

·         Mengembangkan Rencana untuk Pencapaian Tujuan, Tahap terakhir dari proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif untuk mencapai tujuan, penilaian alternatif, dan pengambilan keputusan untuk menentukan pilihan yang terbaik diantara berbagai alternatif yang ada.

b)     Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan, sumber daya organisasi, dan lingkungan tempat organisasi berada. Pengorganisasian bertujuan membagi suatu kegiatan yang besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Selain dari itu, mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugasnya yang telah dibagi-bagi tersebut.

Ada tiga aspek dari fungsi manajemen mengenai pengorganisasian

·         Menetapkan struktur organisasi

·         Mendelegasikan wewenang

·         Memantapkan hubungan

c)      Penyusunan Personalia (Staffing)

Staffing merupakan penarikan, pelatihan, dan pengembangan serta penempatan dan pemberian orientasi pada karyawan dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif.

Fungsi staffing

·         Perencanaan sumber daya manusia

·         Rekruitmen karyawan

·         Seleksi

·         Pengenalan dan orientasi

·         Penilaian dalam pelaksanaan kerja

·         Pemberian balas jasa dan penghargaan

·         Perencanaan dan pengembangan karier.

d)     Pengarahan (Leading/Directing)

Fungsi pengarahan adalah membuat karyawan melakukan apa yang diinginkan dan harus dilakukan. Fungsi yang melibatkan kualitas, gaya, dan kekuasaan pemimpin. Kegiatan kepemimpinan misalnya komunikasi, motivasi, dan disiplin perlu diintensifkan oleh atasan.

e)      Pengawasan (Controlling)

Pengawasan merupakan tindakan seorang manajer untuk menilai dan mengendalikan jalannya suatu kegiatan demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. Dengan demikian, tujuan pengawasan adalah memperbaiki kesalahan, penyimpangan, penyelewengan dan kegiatan lainnya yang tidak sesuai dengan rencana.

Langkah-Langkah Proses Pengawasan

·       Menetapkan standar dan metode untuk mengukur prestasi

·      Mengukur prestasi kerja

·      Menentukan apakah prestasi kerja sudah sesuai dengan standar atau belum

·      Pengambilan tindakan koreksi bila pelaksanaannya menyimpang dari standar.

3.      Jelaskan Manfaat Struktur Fungsional dan Divisional

v  Struktur Fungsional

Struktur fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan yang sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Individu yang memiliki keahlian yang sama dikelompokkan bersama. Orang-orang dikelompokkan ke dalam departemen departemen menurut kesamaan keterampilan dan aktivitas-aktivitas kerja. Struktur fungsional terdiri dari fungsi-fungsi utama organisasi, yaitu: produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia/SDM.

§  Manfaat Struktur Fungisional

ü  Penggunaan sumberdaya yang efisien, skala ekonomis

ü  Spesialisasi keterampilan yang mendalam dan pengembangan

ü  Kemajuan karier dalam departemen fungsional

ü  Panduan dan pengendalian dari manajemen Puncak

ü  Koordinasi yang luar biasa dalam fungsi-fungsi

ü  Pemecahan masalah teknikal yang berkualitas

ü  Menciptakan efisiensi melalui spesialisasi

ü  Memusatkan keahlian organisasi

ü  Memudahkan manajer dalam melakukan monitoring dan mengevaluasi kinerja karyawan

ü  Meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya

ü  Sesuai untuk lingkungan yang stabil

v  Struktur Divisional

Dengan struktur divisional, organisasi membentuk divisi-divisi semi otonom, dimana setiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. Masing-masing divisi mengembangkan strategi tingkat unit bisnis dan memiliki fungsi produksi, pemasaran, akuntansi dan fungsi lainnya.

Manajer fungsi melapor pada manajer divisi yang kemudian melapor pada manajer korporat. Pembagian divisi pada umumnya dilakukan atas dasar produk, geografis, dan pasar/pelanggan.

§  Manfaat Struktur Divisional

ü  Cepat tanggap, fleksibilitas pada lingkungan yang tidak stabil

ü  Memperhatikan kebutuhan konsumen

ü  Koordinasi yang luar biasa lintas departemen fungsional

ü  Pembebanan tanggung jawab yang jelas bagi permasalahan produk

ü  Penekanan terhadap keseluruhan produk dan tujuan divisional

ü  Pengembangan keterampilan manajemen umum

ü Lebih mudah dalam pengelolaannya karena memecah organisasi menjadi divisi yang lebih kecil.

ü Memungkinkan pembuatan keputusan strategis yang lebih luas dan konsentrasi penuh pada tugas-tugas.

ü  Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik.

ü  Manajer dapat memilih struktur (produk, geografis, pasar) yang paling sesuai dengan divisinya.

ü Sesuai untuk lingkungan yang cepat berubah, tanggapan yang cepat pada perubahan karena adanya koordinasi dan wewenang pada tingkat yang sesuai.

ü  Divisi lebih banyak pertanggungnjawaban dan lebih fokus pada hasil.

ü  Kantor pusat bebas dari perhatian terhadap rincian kegiatan sehingga lebih memikirkan masalah jangka panjang.

ü Unit-unit otonomnya dapat dipotong dengan dampak minimal terhadap seluruh organisasi

4.      Jelaskan Kerugian Struktur Fungsional dan Divisional

v  Kerugian Struktur Fungsional

ü  Komunikasi lintas departemen fungsional yang buruk

ü Tanggapan lambat yang diberikan pada perubahan lingkungan, ketinggalan inovasi

ü  Keputusan terkonsentrasi pada hirarki puncak, menciptakan penundaan

ü  Tanggung jawab bagi masalah yang muncul sulit ditunjukkan secara tepat

ü  Pandangan terbatas mengenai sasaran organisasi dari pada karyawan

ü  Pelatihan manajemen umum yang terbatas bagi karyawan

ü  Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang sifatnya berurutan

ü Anggota fungsi hanya berfokus pada kepentingan tugas-tugasnya sehingga cenderung berpandangan sempit dan dapat merugikan organisasi secara keseluruhan

v  Kerugian Struktur Divisional

ü  Duplikasi sumberdaya lintas divisi

ü  Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi

ü  Koordinasi yang buruk lintas divisi

ü  Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak

ü  Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan

ü  Memungkinkan berkembangnya persaingan disfungsional antar sumber daya organisasi dan konflik antara tugas-tugas & prioritas-prioritas.

ü  Kepentingan divisi mungkin ditempatkan di atas kepentingan organisasi secara keseluruhan

ü  Kebijakan divisi tidak konsisten dengan kebijakan divisi lain maupun dengan kebijakan organisasi.

ü  Timbulnya masalah dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya perusahaan

ü  Adanya duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu

5.      Cari kasus tentang organisasi

Salah Apa Nokia ?

                   Microsoft akhirnya resmi memutuskan hanya memakai satu nama untuk perangkat smartphone besutannya, yaitu "Microsoft Lumia". Dengan demikian, kiprah di ranah smartphone pun berakhir bagi Nokia, pabrikan handset legendaris yang sebelumnya telah diakuisisi Microsoft. Tak akan ada lagi ponsel pintar yang mengemban nama salah satu pelopor smartphone ini. Sebagaimana dikutip Kompas Tekno dari The Verge, Selasa (21/10/2014), penghilangan nama Nokia akan dimulai dari Perancis. Negara tersebut akan menjadi lokasi perdana peluncuran perangkat Microsoft Lumia. Negara-negara lain di seluruh dunia dijadwalkan segera menyusul. Merek Microsoft Lumia akan menggantikan nama "Nokia" di semua branding produk, akun media sosial, dan publikasi online Microsoft. Nokia sendiri akan terus eksis karena hanya divisi handset perusahaan ini yang dilego ke Microsoft.

     Perusahaan yang berbasis di Finlandia tersebut memulai hidup baru dengan konsentrasi di area pembuatan peta dan jaringan. Selain mengusung brand baru untuk lini ponsel Lumia, Microsoft juga telah mengubah nama sistem operasi mobile besutannya menjadi "Windows" tanpa embel-embel "Phone". Penetapan brand baru "Microsoft Lumia" diharapkan bakal meredam kebingungan di kalangan pengguna mengenai perusahaan pembuat seri Lumia yang selama ini lekat dengan nama Nokia.

Seperti dikutip dari Hardware Zone, perusahaan kenamaan itu akan terus eksis karena Microsoft tak membeli keseluruhan bisnis Nokia. Ada tiga area utama yang masih dimiliki oleh Nokia dan akan menjadi fokusnya di masa depan, yaitu NSN (infrastruktur Jaringan), HERE (teknologi pemetaan), dan Advanced Technologies (lisensi dan pengembangan). Nokia tetap memiliki paten-patennya. Microsoft akan membayar Nokia untuk mendapat lisensi teknologi HERE selama 4 tahun. Sebaliknya, Microsoft pun akan memberi hak pada Nokia untuk menggunakan teknologinya di layanan-layanan HERE.

Ø  SARAN

      Struktur Fungsional

·         NOKIA dapat lebih mengatasinya ke arah pemecahan masalah teknikal yang berkualitas

·         NOKIA dapat lebih menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, karena sedikitnya spesialisasi yang dimiliki oleh organisasi tersebut

·         NOKIA juga dapat memusatkan keahlian organisasi, guna menciptakan produk yang hasilnya dapat lebih maksimal

·         Tanggapan lambat yang diberikan pada perubahan lingkungan, sehingga membuat Nokia dapat lebih ketinggalan inovasi

·      Keputusan NOKIA yang terlalu terkonsentrasi pada hirarki puncak, menciptakan penundaan untuk memproduksi produk-produk yang lebih menarik dan sesuai dengan perkembangan zaman

      Struktur Divisional

·           Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi.

·   Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan

·           Kurang memperhatikan kebutuhan konsumen, sehingga NOKIA kini kurang diminati karena fiturnya yang kurang mengikuti perkembangan zaman

B.     Actuating dalam Management

1.      Pengertian actuating dalam manajemen

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.

Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

2.      Jelaskan pentingnya actuating dalam manajemen

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan non-manusia pada pelaksanaan tugas.Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi.Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi, peran, keahlian, dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

3.      Jelaskan prinsip actuating dalam manajemen

Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda. Ada beberapa prinsip yang dilakukan oleh pimpinan perusahan dalam melakukan actuating, yaitu :

a)      Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan.artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b)     Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar.

c)      Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya.

DAFTAR PUSTAKA

Gibson, Ivancevich, dan Donnelly. 2002.  Organisasi, Edisi Kedelapan, Jilid I,

Halim,Abduldkk.2003.Sistem Pengendalian Manajemen Edisi Revisi. Yogyakarta: UPP AMP YKPN

Handoko, T. Hani. 2001. Manajemen Personalia dan SDM, Edisi kedua. BPFEUGM:  Yogyakarta.

Hasibuan, S.P. Malayu. 2004. Manajemen, Dasar, Pengertian dan Masalah. PT

Indeks:  Jakarta.

Noviyanto. Aspek SDM dan Organisasi 1. Universitas Gunadarma: Sistem Informasi.

Robbins, S dan Coulter, M. 2007.  Manajemen, Edisi Kedelapan, Penerbit  PT

Stoner, James A.F., et al., Management, 6th Ed., Prentice Hall Inc, Englewood Cliffs, 1995

Yuliana dan Nurhadi. Ekonomi SMA/MA Kelas XII. Jakarta: Bumi Aksara. Hal: 64-73

http://www.kompasiana.com